准则8.8：采购

准则8.8：采购

一般的指导方针

• 没有商务办公室出具的书面采购订单，不得以学院名义订购任何商品或服务。
• 请填写所有采购（用品、服务/合同和设备）的内部申请单。
• 您可以在内部网的商务办公室-采购部分找到内部申请单。
• Funds must be encumbered, and a purchase order number applied, and if a service contract, all signatures received, 之前 to making an obligation.
• 如果一项支出是在登记资金之前批准或发生的，在请求者填写16A表格解释发生原因之前，它是非法的，没有资格支付。
• 为确保采购订单得到及时处理，请在活动或订购物料前4至5个工作天提交内部申请单。
• 大学发行的购物卡并没有停止使用。 这些卡上的购买必须继续遵循相同的购买指南。

硕士16 此表格需要填写任何时间您购买，订购产品，或提供服务之前，您负担超过$250.00美元的金额。

• $0-$250: the form doesn’t have to be completed, but still tracked
• $250.01-$1999.9：表格由各自的副总裁填写并签署
• 2000美元及以上：表格由总裁填写并签署

  供应品和材料（服务属于合同部分）

• If purchase $5000.00或以下（包括运费和税，如果适用），没有报价吗 are required.
• 如果购买是 $5,000.01至$24,999（包括运费和税，如果适用），需要两个或两个以上的书面报价。
  • 书面报价 可通过书面形式，传真（FAX），电子邮件或日期公布的目录价格副本获得。 书面报价必须有指定的提交日期和时间，原始报价必须与申请一起提交。
• 如果购买是 2.5万到10万美元，密封竞拍 must be requested. 密封投标必须通过在国家登记册上发布为期两周的公告进行公告。
• If the purchased service is 标价在5万到10万美元之间 must be requested.
• 如果购买是 超过100000美元, written approval from the vice chancellor-chief financial officer of the Minnesota State System Office is required.
• 建议至少从目标集团业务中获得一个投标。

一揽子采购订单（非正式地称为开放式采购订单）：

• 每件最高金额：$2500

  Limit per Requisition: $5000 – 一旦达到限额，必须提交新的申请单和报价以供批准。 允许一揽子采购订单； 但是，这一申请限额适用于任何超过5000美元的单次采购。

• 一揽子采购订单的申请可以建立在一个财政年度的基础上，截止到6月30日。
• 在提交申请单之前，项目/部门需要从供应商那里获得一份报价，其中包含他们将购买或可能需要的物品清单，并将原始报价附在申请单上。 超过5000美元的单笔购买需要两份报价。
• Equipment may not be purchased with a blanket purchase order if the item is $2,000或以上.
• 一旦不再需要，教职员工将取消其一揽子采购订单中未使用的部分。

付款

• ms . 16A.41, Subd. 1禁止州政府提前支付。
  • 国家只能为国有或租赁计算机设备的软件维护合同、唯一来源维护协议、展览空间、报纸和杂志的订阅费以及国会图书馆预付费用。
• 允许提前付款的例子：

• Registration fees when advance payment is required or when an advance payment discount is offered.

• Airline tickets-pay when the reservation is made.

• Pay up to 30 days in advance for subscriptions and memberships.

• Wireless phone services/pager services/answering services.

• Advertising-if prepayment terms documented.

• Where referenced in a Contract’s payment terms (a very unique circumstance).

• 如有特殊情况，请与商务办公室联系。

  合同

• Contracts must be prepared for any service that is $500.00或更多.
• 无论购买多少软件，都必须准备合同。
• 合同必须在市场上完成。
  • Any modifications to a contract must be approved by the Attorney General’s Office, Submit modifications to the business manager for approval.
• 内部申请单必须与完成的合同一起提交。
• 资金必须在承担义务之前设立抵押，合同必须由卖方和学院授权代理人在卖方开始工作之前签署。
• Contracts for Vendors using their Social Security number as their tax ID need to be 2000美元以下.
• 如果合同金额超过2000美元，则必须提交给人力资源部进行审查，除非供应商是IRS指南中定义的承包商

州外旅行/特殊费用表

• 形式 must be completed 提前 by all employees and students who are traveling when funded by the college operating fund, student activity fee’s or grant funds.
• 该表格必须在旅行前完成，并且必须得到你的主管，副校长和/或校长的批准，具体取决于费用。
• The “Special Expenses” part of the form is filled out when State employees are provided meals or when a conference registration is greater than $500.00.

历史:

04/2020 Adopted