政策6.1：购买卡
政策7 e.1 （ARCC）：购买信用卡计划
政策6.1 (ATC)：购买卡
目的
采购信用卡计划的目的是为从不开具发票或不接受采购订单或国家权证/支票的供应商处购买必要的商业商品和服务提供另一种形式。 使用购物卡并不是为了规避为学院采购商品和服务的传统方法，这些方法应该尽可能采用。
购卡申请及条款
每个持卡人都需要填写一份采购卡申请表，然后通过商务办公室批准和处理。 员工不能直接申请采购卡。
The address used on the cardholder’s application for the employee will always be the employee’s college mailing address.
The Purchasing Card will be customized to each cardholder’s needs and will include:
- 信用卡上的金额限制，由商务办公室规定。
- 每笔交易的购买权的美元限额。
- 每个月结算周期内所有费用总额的购买权的美元限额
购卡限制
Purchasing cards must only be used for goods or services for the colleges’ use. 持卡人在未经授权的情况下进行购物，可能会被吊销购物卡，并可能受到纪律处分，直至终止购物卡，以及刑事检控。
禁止购买的物品包括：
- 员工个人食品和饮料
- 酒精饮料（经批准的学术课程除外）
- 现金或预支现金
- 个人使用物品
- 员工搬迁费用
- 敏感项目，如资本资产或武器； 见明尼苏达州董事会程序7.3.6 （学院IT消费持卡人除外）
- 非大学使用的物品
采购卡流程和责任
持卡人须对其所获发的信用卡负责。
Cardholder’s must upload receipts and identify cost center and object code for each transaction along with any other relevant documentation within one week of monthly statement cutoff.
Supervisor’s must review employee transactions for completeness and compliance with purchasing policies and approve via the expense management system by the 25th day of each month to avoid the college incurring any late fees.
所有的交易审批必须及时完成。 未能完成所需的审批可能导致暂停或终止购买卡的特权。
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历史:
05.2009 Technical change: updated to reflect reorganization to single vice president
07.2017 Technical change: MnSCU to Minnesota State
10.2018 以前只有明尼苏达州董事会政策的链接； 创造语言以反映当前的做法并遵守适用的明尼苏达州委员会政策和法规； 与ARCC一致的政策